Bestuhlung von Veranstaltungen und Konferenzen
Möglichkeiten der Bestuhlung bei Meetings, Veranstaltungen und Events
Die passende Bestuhlung für Veranstaltungsräume
Bei Meetings und Konferenzen im Hotel, Büro oder in einer Kongresshalle ist eine hochwertige, komfortable Bestuhlung essenziell. Denn wer lange sitzt, ist auf einem bequemen, möglicherweise gepolsterten Stuhl, der den Rücken entlastet, sicherlich geduldiger als auf einem weniger hochwertigen Stuhl. Nicht zu vergessen ist an dieser Stelle auch die repräsentative Wirkung einer Bestuhlung durch Designmöbel. Dynamisches Sitzen ist ebenfalls ein wichtiges Thema bei der Wahl der passenden Stühle für Veranstaltungen. Moderne Freischwinger ohne Hinterbeine sind so konstruiert, dass sich Rückenlehne und Sitzfläche den Bewegungen der Sitzenden anpassen können. Das ist aus ergonomischer Sicht von Vorteil, da der Rücken entlastet und längeres Sitzen angenehmer wird. Auch atmungsaktive Rückenlehnen aus Netzstoff sind sinnvoll. Sie begünstigen die Luftzirkulation und sorgen so gerade in sehr warmen Räumen und bei langen Veranstaltungen für ein angenehmes Klima. Optimal sind Konferenzstühle mit verstellbaren Rückenlehnen. Hier kann sich jede*r Veranstaltungsteilnehmer*in seinen oder ihren Stuhl selbst so einstellen, wie er oder sie ihn als besonders komfortabel empfindet. Die Sitzposition kann dabei jederzeit geändert werden. Auch Armlehnen können sinnvoll sein, etwa bei kleinen Konferenzen, bei denen die Teilnehmenden um einen Tisch versammelt sind. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass sie nicht zu hoch für den verwendeten Tisch sind. Bei Vorträgen oder Großveranstaltungen, bei denen viele Stühle nebeneinander Platz haben müssen, sind Armlehnen eher unpraktisch und schränken die ohnehin schon geringe Bewegungsfreiheit der Besucher*innen ein.
Sitzordnung, Raumgröße, Design – Die richtige Bestuhlung planen
In der Regel wird die Bestuhlung für Veranstaltungen oft verwendet, dabei unterschiedlich stark belastet und häufig aufgestellt und wieder abgebaut. Dementsprechend sollten die Stühle robust sein und gleichzeitig ein möglichst geringes Eigengewicht besitzen – etwa dank besonders hohem Aluminiumgehalt. Die Möglichkeiten bei Design und Material sind vielfältig. Verwendete Konferenzstühle sollten nicht nur ergonomisch sinnvoll sein, sondern auch zum Zweck einer Veranstaltung und dem Erscheinungsbild eines Raumes passen. Neben den Veranstaltungsstühlen an sich ist auch die Wahl der Sitzordnung von hoher Bedeutung. Hierbei müssen zunächst Raumgröße und Teilnehmer*innenzahl ermittelt werden. Darüber hinaus sollten Sie sich darüber Gedanken machen, wo die Bühne oder Leinwände und Projektoren stehen, ob alle Teilnehmenden eine gute Sicht haben, ob die Beschallungsanlage für alle Sitzplätze ausgelegt ist, ob Tische benötigt werden oder auch ob es eine Simultankabine gibt.
Reihenbestuhlung mit Konferenzstühlen
Einrichtungen mit großen Sälen für Konferenzen oder Vorträge mit großem Publikum greifen in der Regel auf Reihenbestuhlung zurück. Hierfür eignen sich baugleiche Konferenzstühle, idealerweise solche, die sich ineinander einhaken und stapeln lassen. Oft sind das klassische Stühle mit vier Beinen, wobei es inzwischen auch Freischwinger gibt, die sich stapeln lassen. Fixierte Reihenbestuhlung sorgt für Ordnung im Raum und vermeidet, dass Besucher*innen die Bestuhlung durcheinanderbringen, etwa während sie durch die Reihen gehen und nach einem Platz suchen. Stapelbare Konferenzstühle sind dabei von Vorteil, wenn sie nach der Veranstaltung nicht im Raum bleiben, sondern platzsparend gelagert werden sollen oder wenn während der Veranstaltung umgebaut beziehungsweise Raum geschaffen werden soll. Auch klappbare Konferenzstühle sind dafür eine Alternative.
Theaterbestuhlung und parlamentarische Bestuhlung
Es gibt eine ganze Reihe von Bestuhlungsvarianten. Je nach Veranstaltungsart, -saal und Teilnehmer*innenzahl ergeben unterschiedliche Bestuhlungsarten Sinn. Zu den wohl häufigsten zählt die Theaterbestuhlung. Hier werden Stuhlreihen mit versetzten Stühlen in eine Blickrichtung angeordnet und auf Tische verzichtet. Gerade bei Infoveranstaltungen und Produktpräsentationen wird häufig zu dieser Version gegriffen. Die parlamentarische Bestuhlung wiederum ähnelt der Reihenbestuhlung, hier sind jedoch Tische vorhanden, was sie besonders für Tagungen und Konferenzen sinnvoll macht. Die U-Form wird gerade bei Meetings und Diskussionsrunden mit relativ vielen Teilnehmenden gerne gewählt. Hier werden Tische u-förmig arrangiert und dann je nach Bedarf ein- oder beidseitig bestuhlt.
Versammlungsstättenverordnung – Das Wichtigste auf einen Blick
Bei der Bestuhlung von Veranstaltungen sind jedoch nicht nur Komfort der Teilnehmenden und Zweck der Veranstaltung zu beachten, sondern auch eine Reihe gesetzlicher Vorschriften. Gemäß § 120 VStättVO muss der Veranstalter sich – in Absprache mit dem oder der zuständigen Hausmeister*in der Versammlungsstätte – an die vom Bauordnungsamt genehmigten Bestuhlungspläne halten. Hier gibt es viele in der Versammlungsstättenverordnung festgelegte Vorgaben, die es einzuhalten gilt. Lassen Sie sich hiervon jedoch nicht abschrecken. Wir haben die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.
- Wollen Sie eine Veranstaltung planen, sollten Sie die Anzahl der Besucher*innen sowie die Art der Bestuhlung im Hinterkopf haben, um den Konferenzsaal vorschriftenkonform einrichten zu können.
- Sitzen die Besucher*innen an Tischen, darf maximal ein*e Besucher*in auf einen Quadratmeter Saalfläche kommen, bei Sitzplätzen in Reihen oder Stehplätzen dürfen Sie pro Quadratmeter zwei Besucher*innen einplanen.
- In Reihen angeordnete Sitzplätze müssen unverrückbar befestigt sein. Werden nur vorübergehend Stühle aufgestellt, so müssen sie in den einzelnen Reihen fest miteinander verbunden werden.
- Grundsätzlich müssen Sitzplätze mindestens 0,5 m breit sein und eine Durchgangsbreite von 0,4 m zwischen den Sitzplatzreihen muss gegeben sein.
- Bei großen Veranstaltungen gilt es zu beachten, dass die Sitzplätze in Blöcken von je höchstens 30 Sitzplatzreihen angeordnet werden müssen und dass hinter und zwischen diesen Blöcken Gänge von mindestens 1,20 m Breite vorhanden sein müssen. Diese Gänge müssen so angeordnet sein, dass sie auf möglichst kurzem Weg zum Ausgang führen.
- Bei Veranstaltungen in Sälen dürfen zwischen den Seitengängen bis zu 20 Sitzplätze, bei Versammlungsstätten im Freien bis 40 Sitzplätze angeordnet sein.
- Sind auf Ihrer Veranstaltung Tische für die Besucher*innen vorhanden, so darf der Weg von jedem Tischplatz zu einem der Gänge nicht mehr als 10 m betragen, und der Abstand zwischen den einzelnen Tischen sollte mindestens 1,50 m betragen.
- Wichtig ist auch, dass mindestens 1 % der Besucher*innenplätze, insgesamt jedoch mindestens zwei Plätze, für Rollstuhlbenutzer*innen ausgelegt sind und sich diese auf ebenen Standflächen befinden. Diesen müssen jeweils auch Besucher*innenplätze für Begleitpersonen zugeordnet werden. Die Plätze für Rollstuhlbenutzer*innen sowie die Wege zu ihnen sind durch Hinweisschilder deutlich zu kennzeichnen.
- Nicht zu vernachlässigen ist auch, dass nach den §§ 3 und 24 der VStättVO Rettungswege, Notausgänge und Ausgänge zu jedem Zeitpunkt von jeglichen Gegenständen freigehalten werden und von innen mit einem einzigen Griff leicht zu öffnen sein müssen.